Marta Iribarne
Coordinación de calendario
Lleva ocho años organizando ciclos de actividades por bloques estacionales. Define qué semanas se abren a inscripción y cuáles quedan reservadas para grupos recurrentes.
Proyecto del club
Un proyecto centrado en decisiones prácticas y limitaciones reales del calendario del club.
Durante los meses de mayor afluencia, las sesiones de práctica cultural y las charlas sobre rituales del sumo se solapaban con las visitas escolares y los talleres de cocina tradicional. La reserva se hacía por correo, sin un criterio claro sobre qué actividad tenía prioridad cuando dos grupos pedían la misma franja. El resultado eran cambios de última hora y una carga extra para quien atendía el mostrador.
Se acordó separar las actividades en tres tipos según su demanda estacional: visitas guiadas, talleres de chankonabe y sesiones de lectura sobre historia del sumo. Cada tipo recibió un cupo máximo por semana y una antelación mínima distinta. Las visitas escolares mantienen prioridad en horario de mañana, mientras que los talleres de cocina se reservan solo para grupos cerrados.
El flujo se probó durante una temporada completa. Se mantuvo la confirmación manual para los casos dudosos, porque automatizar del todo generaba rechazos que nadie podía explicar después. La persona responsable de cada actividad revisa ahora las solicitudes dos veces por semana y deja constancia escrita del motivo cuando se deniega una reserva. Esa trazabilidad fue lo que más ayudó a reducir las quejas.
No todo se resolvió con reglas: parte del trabajo sigue siendo conversar con quien pide una fecha imposible. El sistema funciona mejor cuando el cupo es visible desde el principio, en lugar de descubrirse al final del proceso. También quedó claro que las temporadas no son iguales entre sí, así que los límites se revisan antes de cada ciclo en vez de fijarse una vez y olvidarse.
Detrás del flujo de reservas por temporada hay un equipo pequeño que decide qué fechas se abren, cómo se reparten las plazas y qué se hace cuando una jornada se llena antes de lo previsto. No es un sistema automático: cada bloque de inscripciones pasa por manos concretas antes de publicarse.
Estas son las personas que asumen esas decisiones y el tipo de criterio que aplican cuando hay que ajustar cupos, mover sesiones o cerrar una temporada antes de tiempo.
Coordinación de calendario
Lleva ocho años organizando ciclos de actividades por bloques estacionales. Define qué semanas se abren a inscripción y cuáles quedan reservadas para grupos recurrentes.
Contenido cultural
Revisa que cada temporada tenga coherencia temática: no se mezclan bloques de historia con bloques de práctica sin un hilo que los una. Escribe las fichas que acompañan cada ciclo.
Atención a inscritos
Gestiona las listas de espera y los cambios de fecha. Cuando una sesión se llena, decide si se abre una segunda o se deriva a la temporada siguiente.
Logística y espacios
Confirma disponibilidad de sala y aforo antes de que un bloque se publique. Su visto bueno es el último paso antes de que una temporada quede abierta.
El equipo trabaja con un calendario compartido que se revisa cada seis semanas. Ahí se decide qué temporadas se solapan, cuáles se retrasan y qué ciclos se retiran por falta de demanda. Es un proceso manual, con margen para corregir sobre la marcha, y esa es precisamente la parte que se ha mantenido intacta desde el primer año.
Antes de detallar el funcionamiento del Seasonal Booking Workflow conviene fijar el terreno. Estas aclaraciones evitan lecturas que el proyecto no sostiene.
El flujo describe cómo se ordenan las solicitudes de temporada dentro del club: quién pide qué franja, con cuánta antelación y bajo qué criterios se confirman. No gestiona pagos, aforos comerciales ni reventa. Cuando hablamos de "reserva" nos referimos a la asignación interna de sesiones y espacios de práctica, no a una transacción.
Usamos "temporada" para agrupar bloques de varias semanas con una demanda parecida. No coincide con los basho ni con ningún ciclo federativo japonés. Es una división práctica que nos ayuda a repartir dohyō, material y acompañamiento sin solaparnos entre grupos.
Cuando una franja se solapa, aplicamos un orden de prioridad basado en antigüedad en el club y en el tipo de sesión. Ese orden no refleja la categoría deportiva de nadie ni pretende imitar el sistema de divisiones del sumo profesional. Es una regla de convivencia, no un ranking.
Solo recogemos lo necesario para asignar franjas y avisar de cambios: nombre, contacto y preferencias de horario. No pedimos historial médico ni información que no vayamos a usar. Cualquier solicitud de baja o modificación se atiende por los canales habituales del club.
No garantiza plaza en la franja deseada, no reserva instalaciones ajenas y no sustituye acuerdos con terceros. Si una temporada se satura, el flujo sirve precisamente para saberlo a tiempo y proponer alternativas, no para forzar una confirmación que no existe.
Atención al socio
El flujo de reservas por temporada que probamos en este proyecto no vive en una oficina: vive en el mostrador de la calle de Embajadores, en el correo que llega a las siete de la mañana y en las llamadas que se acumulan cuando se abre el plazo de inscripción a los talleres de cultura sumo. Por eso la atención se organizó por franjas, no por orden de llegada.
Cada solicitud entra con una etiqueta: consulta general, cambio de turno, duda sobre el dohyō o petición de material. Esa etiqueta decide quién responde y en cuánto tiempo. Las consultas sobre rituales y terminología suelen resolverse el mismo día; los cambios de turno dentro de una temporada activa requieren confirmar disponibilidad y pueden tardar hasta dos jornadas laborables.
Vía principal para reservas y dudas escritas. Se revisa dos veces al día, mañana y tarde.
info@sumoyourfaceoff.comPara cambios de turno urgentes y confirmaciones el mismo día. Fuera de horario, deja mensaje.
+34 915 417 628Calle de Embajadores 94, Madrid, 28012. Conviene avisar antes si vienes por un tema de reserva.
Si tu caso no encaja en ninguna de estas categorías, escríbenos igualmente: preferimos responder con calma que dejar una solicitud sin contestar. Para dudas frecuentes ya resueltas, revisa primero la sección de preguntas habituales antes de escribir.